1. Traza objetivos claros
La correcta gestión del tiempo es como un mapa, para ir en la dirección correcta necesitas trazar una ruta clara de a dónde quieres llegar dentro de tu misión personal.
¿Qué sientes que falta en tu rutina? ¿Sientes que podrías rendir mucho más? ¿Qué crees que necesitas para aprovechar más tus horas del día?
Una técnica útil y versátil es hacer seguimiento de tu rutina diaria y registrar el tiempo que dedicas a cada actividad, bien sea laboral, académica o personal, y durante al menos una semana.
Esto te puede ayudar a tener una perspectiva completa de las actividades que pueden suponer una pérdida de tiempo en tu día, y aquellas a las que puedes prestarle más atención y darles mayor prioridad.
De esta manera, tendrás una guía de en qué punto de tu vida estás y dónde quisieras verte en el corto, mediano o largo plazo.
Porque, ¿cuántas veces no tuviste que dejar para el día siguiente ese café con tu amigo o esa clase de yoga por no hacer un uso correcto del tiempo? ¡No te preocupes! Lo importante es iniciar tu camino y visualizar los objetivos que te propongas.
2. Prioriza tus tareas
Todo buen planificador de tiempo debe saber dar un orden de importancia a las tareas diarias, semanales o mensuales.
Organízate de acuerdo a aquellas actividades importantes que quieras realizar, y tomando en cuenta otros aspectos como tu vida social, laboral o personal.
Sin duda, la manera de priorizar nuestras actividades y lograr enfocarnos en lo realmente importante te ayudará a un mejor uso del tiempo. Una de las estrategias más utilizadas para aumentar la productividad personal es a través de la matriz de tiempo propuesta por el escritor Stephen Covey, quien plantea categorizar cada tarea, responsabilidad o aspecto de nuestras vidas a partir de tácticas de priorización.
3. Organízate con la Regla 80/20
Conocida como el Principio de Pareto, esta técnica mantiene que el 20% de tus esfuerzos producen el 80% de tus resultados. Es decir, lo que esta ley nos viene a explicar es que cuanto más frecuentemente pongamos en marcha una acción, más posibilidades tendremos de lograr los resultados que queremos obtener.
De hecho, otra de las formas de aplicar este método es a través de la organización de tus actividades por bloques de tiempo. Según el Principio de Pareto, para lograr administrar mejor tu tiempo, dedícale aproximadamente 96 minutos del día a aquellas actividades importantes, y así poco a poco, lograrás un equilibrio y una mejor gestión del tiempo en tu rutina diaria.
Para definir cuáles son esas tareas prioritarias trata de preguntarte, ¿cuál es ese 20% que produce el 80% de tu felicidad?
Recuerda que muchas veces el desarrollo de los buenos hábitos se ve obstaculizado por esos pensamientos que no aportan nada a nuestras decisiones y deseos personales.
4. Construye hábitos clave
Sabemos que a veces es difícil comenzar un nuevo hábito sin desistir en el camino, por eso, el autor y periodista estadounidense Charles Duhigg propone un manual básico para potenciar la fuerza de voluntad y adoptar hábitos que te permitan una mejor gestión del tiempo.
«Puede que el cambio no sea rápido y no siempre sea fácil. Pero con tiempo y esfuerzo, casi cualquier hábito se puede remodelar». - Charles Duhigg
The Power of Habit (El Poder del Hábito) es una obra que sin duda ayuda a reflexionar sobre cómo adoptar costumbres que, como un efecto dominó, pueden llegar a cambiar todas las áreas de tu vida.
De hecho, tomando en cuenta la Regla 80/20, si nos enfocamos y trabajamos en aquellas actividades que consideramos importantes en nuestras vidas, podemos tener un gran efecto en nuestro bienestar físico y mental e influir en nuestro trabajo, estudios o en nuestras relaciones interpersonales.
Por ejemplo, tu 20% puede ser dedicar un par de minutos del día a realizar algún tipo de actividad física, lo que con el paso del tiempo puede lograr un 80% de bienestar en tu cuerpo y mente a través de otros hábitos saludables, como adoptar una buena alimentación, tener un sueño de calidad e incluso abandonar viejos hábitos como el sedentarismo, el tabaco o el alcohol.
Por tanto, los keystones habits o hábitos claves, como los define Duhigg, son aquellos cambios que las personas introducen en sus rutinas, y que, involuntariamente se trasladan a otros aspectos de sus vidas.
5. Elimina malos hábitos
Dentro del buen manejo de tiempo es necesario identificar aquellas actividades que se pueden convertir en gastadores de tiempo y afectar la calidad de tu rutina.
Todos hemos caído alguna vez en el círculo vicioso de las redes sociales y que nuestro día se esfume en dar «me gusta» a fotos de perritos o gatitos. Sin embargo, en un abrir y cerrar de ojos te das cuenta que has perdido horas importantes que pudiste aprovechar en otras cosas.
Quizás la solución no sea desterrar por completo este tipo de distracciones, sino aprender a sacarles la productividad y el lado positivo de las mismas.
De hecho, plataformas como LinkedIn publican constantemente contenido sobre cómo ser más productivo y evitar caer en la procrastinación, ya que al final el buen time management te permitirá obtener nuevas aptitudes y conocimientos, que sin duda mejorarán tu perfil profesional y personal.
«No hay nada que no puedas hacer, si tienes los hábitos correctos». - Charles Duhigg
Asimismo, con el auge de los medios audiovisuales, podrás encontrar los mejores podcast para aprender nuevas formas de ser más eficiente y efectivo y sacarle el máximo provecho a tus redes sociales.
6. Aprende a decir NO
Muchas veces dejamos a un lado esas actividades pendientes por querer ayudar a los demás. Aunque siempre debemos buscar colaborar con nuestro equipo de trabajo, compañeros de clase o amigos y familiares, es importante aprender a priorizar y delegar tareas a aquellos que pueden ayudarnos a definir mejor nuestras tareas y en especial, nuestro tiempo.
Otorgar un orden de importancia te ayudará a definir tus preferencias, límites y el tiempo asignado que puedes tener para cada tarea de tu día. Aprender a decir NO no tiene porque ser señal de desinterés o poca colaboración, sino una forma de buscar mejores resultados en tus objetivos y los de tu entorno.
7. Limpia y organiza
Uno de los principales enemigos de la administración del tiempo es precisamente la falta de organización y planificación. De hecho, se ha comprobado que el desorden promueve la falta de concentración en nuestro entorno y en consecuencia, la pérdida de tiempo.
Por ello, te recomendamos que dentro de tus actividades personales, guardes un espacio para poner en orden tu entorno.
Recuerda que un estilo de vida minimalista no se basa únicamente en el tener o poseer, sino en invertir tu tiempo sabiamente y así potenciar tu productividad y manejo de tiempo.
Además, siempre que puedas, prepárate con antelación y procura no dejar todo para última hora. Te aconsejamos que dediques 30 minutos de tu mañana a planificar y organizar tu espacio de estudio o trabajo. Créenos, es un tiempo necesario e importante dentro de tu rutina, y que ayudará a potenciar tu efectividad y lograr un buen trabajo.
8. Aplica la Técnica Pomodoro
No, con esto no nos referimos a un método culinario ni una receta de cocina. La Técnica Pomodoro, con un nombre bastante peculiar, es una técnica desarrollada por Frances Cirillo quien propone este método para una correcta gestión del tiempo, con la finalidad de hacer un buen trabajo y alcanzar nuestro máximo nivel de productividad, sin sacrificar actividades familiares o personales.
De hecho, esta técnica apuesta por enfocarnos en una sola tarea y, en un tiempo asignado de 25 minutos, sacar el máximo esfuerzo en completarla; teniendo entre bloques de tiempo pequeños intervalos de descanso, o como define Cirillo, la conclusión de un «pomodoro».
Te aseguramos que una vez que empieces a aplicar esta práctica lograrás un equilibrio en tu vida y una mejor gestión del tiempo, donde podrás acabar todas las actividades pendientes que surjan en tu día a día.
9. Planifica tu día y, ¡disfruta!
Todos estos consejos no serían de utilidad sin una correcta planificación. El buen manejo del tiempo se enfoca así, en dar lo mejor de nosotros en cada momento del día y sobre todo, disfrutar de lo que hacemos.
De nada sirve trabajar horas extras en la oficina cuando no disfrutas de lo que haces. El enfocarte en tareas no prioritarias simplemente van a conllevar a generar más frustración y estrés en tu vida.
Por tanto, lo importante sobre la gestión del tiempo es acabar con el mito de que estar ocupado es señal de ser productivo y eficiente, cuando en realidad todo se trata de clasificar y calificar nuestras tareas y ambiciones por prioridades.
Te proponemos que para empezar tu día con éxito, planees tus tareas y compromisos la noche anterior. Reflexiona sobre cómo alcanzar tus metas y qué hace falta priorizar para ello. Te aseguramos que esos 10 minutos te serán de gran ayuda en tu día a día.
Y si sientes que con un lápiz y papel no consigues optimizar tu time management, con solo una búsqueda en Google podrás descubrir un sinfín de aplicaciones que te permitirán un mejor manejo del tiempo. Wunderlist, Todois o Basecamp son algunas de las herramientas con las que te convertirás en un óptimo planificador de tu tiempo.
Porque al final, el tiempo real es aquel que pasa cuando hacemos lo que realmente disfrutamos. Recuerda que siempre es importante guardar un espacio del día para tus actividades personales y disfrutar con tus amigos y seres queridos.
¿Y tú, ya sabes cómo quieres aprovechar tu día a día al máximo?
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